32207 หน่วยที่ 12

หน่วยที่ 12 ระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่าย

-          ระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่าย คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มของกิจกรรมทางธุรกิจและการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้า และการจ่ายชำระสำหรับค่าสินค้าดังกล่าวอันประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ วิธีการ และการควบคุม ซึ่งได้รับการออกแบบให้ทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินหน้าที่หลักในการช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน ช่วยสนับสนุนต่อการตัดสินใจของผู้บริหารฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง และช่วยสนับสนุนการจัดทำรายงานสำหรับผู้ใช้ภายในและภายนอกกิจการ

-          ระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่าย แบ่งออกเป็น 2 ระบบย่อย คือ ระบบซื้อ และระบบการจ่ายเงินโดยระบบซื้อประกอบด้วย กิจกรรมการสั่งซื้อและกิจกรรมการรับของ และระบบการจ่ายเงิน ประกอบด้วยกิจกรรมการอนุมัติใบแจ้งหนี้จากผู้ขายและการจ่ายชำระเงิน

-          ระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่าย สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาใช้ที่สำคัญได้แก่ ระบบอินเทอร์เน็ต ซึ่งมีบทบาทสำคัญมากกับทั้ง 2 ระบบ นอกจากนี้ยังมีระบบที่นำมาใช้เพื่อช่วยปรับปรุงการทำงานของระบบสารสนเทศ ที่สำคัญ ได้แก่ ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

-          ระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่ายที่ดีควรมีการควบคุมภายในที่เหมาะสม ตลอดจนให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เพื่อการตัดสินใจ

-          ระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่าย คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มของกิจกรรมทางธุรกิจและการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้า และการจ่ายชำระสำหรับค่าสินค้าดังกล่าว อันประกอบด้วยบุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ วิธีการ และการควบคุม ซึ่งได้รับการออกแบบให้ทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินหน้าที่หลัก คือ ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันของแผนกจัดซื้อ แผนกรับของ แผนกบัญชี (เจ้าหนี้) และแผนกรับ-จ่ายเงิน โดยการรวบรวมและบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำวันของแผนกดังกล่าว ช่วยสนับสนุนต่อการตัดสินใจของผู้บริหารฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง และช่วยสนับสนุนการจัดทำรายงานสำหรับผู้ใช้ภายในและภายนอกกิจการ โดยวัตถุประสงค์หลักของระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่าย คือ เพื่อลดต้นทุนการจัดหาและบำรุงรักษาสินค้า วัสดุ และบริการต่างๆ ที่องค์กรจำเป็นต้องใช้เพื่อการดำเนินงาน

-          ในการดำเนินงานของระบบสารสนเทศทางการบัญชีด้านรายจ่ายนั้น แผนกที่ปฏิบัติหน้าที่ในระบบ ได้แก่ แปนกจัดซื้อ แผนกรับของ แผนกบัญชี (เจ้าหนี้) แผนกรับ-จ่ายเงิน โดยแผนกเหล่านี้ต้องทำการแลกเปลี่ยน หรือรับ-ส่งข้อมูลกับแผนกต่างๆ ขององค์กรและหน่วยงานภายนอก ดังนี้ แผนกต่างๆ ขององค์กร ได้แก่ แผนกควบคุมสินค้า แผนกต่างๆ ที่มีความต้องการซื้อสินค้า วัสดุ หรือบริการเพื่อการดำเนินงานในแผนกของตน แผนกบัญชีแยกประเภททั่วไป และแผนกคลังสินค้า และหน่วยงานภายนอกองค์กรที่สำคัญ ได้แก่ ผู้ขาย

-          ระบบซื้อ คือ ระบบย่อยทางด้านรายจ่าย อันประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ วิธีการและการควบคุม ซึ่งได้รับการออกแบบ ให้ทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินหน้าที่หลัก คือ ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันของแผนกจัดซื้อ และแผนกรับของ โดยการรวบรวมและบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำวันของแผนกดังกล่าว ช่วยสนับสนุนต่อการตัดสินใจของผู้บริหารแผนกจัดซื้อและแผนกรับของ และช่วยสนับสนุนการจัดทำรายงานสำหรับผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกกิจการ

-          กิจกรรมในระบบซื้อ ประกอบด้วย การสั่งซื้อและการรับของ

-          การดำเนินระบบซ้อแบบอัตโนมัติ เช่น การใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ และเทคโนโลยีบาร์โค๊ด จะช่วยให้การประมวลผลของกิจการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

-          ฐานข้อมูลที่นำมาใช้ในการประมวลผลระบบซื้อ ประกอบด้วย แฟ้มข้อมูลคำสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลคำขอซื้อ แฟ้มข้อมูลผู้ขาย แฟ้มข้อมูลการรับของ และแฟ้มข้อมูลหลักสินค้า

-          การดำเนินงานในระบบซื้ออาจมีภัยคุกคามหรือความเสี่ยงเกิดขึ้นได้ในแต่ละขั้นตอน ดังนั้น จึงจำเป็นต้องเนินการควบคุมที่เหมาะสม

-          รายงานของระบบซื้อจะให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เพื่อการตัดสินใจ รายงานของระบบซื้อที่สำคัญได้แก่ รายงานการขอซื้อ รายงานการสั่งซื้อ รายงานวิเคราะห์และคัดเลือกผู้ขาย และรายงานการรับของ

-          ระบบการจ่ายเงิน คือ โครงสร้างอันประกอบด้วย บุคลากร เครื่องมืออุปกรณ์ วิธีการ และการควบคุม ซึ่งได้รับการออกแบบให้ทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินหน้าที่หลัก คือ ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวันของแผนกการเงิน และแผนกบัญชีเจ้าหนี้ โดยการรวบรวมและบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำวันของแผนกดังกล่าว ช่วยสนับสนุนต่อการตัดสินใจของผู้บริหารแผนกการเงิน และแผนกบัญชีเจ้าหนี้ และช่วยสนับสนุนการจัดทำรายงานสำหรับผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกกิจการ

-          กิจกรรมในระบบการจ่ายเงิน ประกอบด้วย การอนุมัติใบแจ้งหนี้จากผู้ขายและการจ่ายชำระเงิน

-          การดำเนินระบบการจ่ายเงินแบบอัตโนมัติที่สำคัญได้แก่ การใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ต ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ ระบบการโอนเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์ และระบบอีอาร์เอส จะช่วยให้การประมวลผลของกิจการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

-          ฐานข้อมูลที่นำมาใช้ในการประมวลผลระบบการจ่ายเงิน ประกอบด้วย แฟ้มข้อมูลการรับของ แฟ้มข้อมูลหลักคำสั่งซื้อ แฟ้มข้อมูลหลักคำขอซื้อ แฟ้มข้อมูลหลักผู้ขาย แฟ้มข้อมูลหลักสินค้า แฟ้มข้อมูลหลักเจ้าหนี้ และแฟ้มข้อมูลเงินสดจ่าย

-          การดำเนินงานในระบบการจ่ายเงินอาจมีภัยคุกคามหรือความเสี่ยงเกิดขึ้นได้ในแต่ละขั้นตอน ดังนั้น จึงจำเป็นต้องดำเนินการควบคุมที่เหมาะสม

-          รายงานของระบบการจ่ายเงินจะให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้เพื่อการตัดสินใจ รายงานของระบบการจ่ายเงินที่สำคัญได้แก่ รายงานการชำระหนี้ ทะเบียนเช็คจ่าย รายงานการคาดการณ์ ความต้องการใช้เงิน และรายงานรายละเอียดเจ้าหนี้