หน่วยที่
9
แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศทางการบัญชี
-
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะประกอบไปด้วย 1) ข้อมูลและสารสนเทศ
2)กระบวนการทางธุรกิจ 3)
เทคโนโลยีสารสนเทศ 4) บุคลากร มาทำงานร่วมกัน
โดยสามารถแบ่งออกเป็นวงจรย่อยๆ พื้นฐานได้ทั้งหมด 6 วงจร คือ
วงจรรายได้ วงจรรายจ่าย วงจรการผลิต วงจรการจัดการทรัพยากร วงจรการเงิน
และระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปและรายงาน
-
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีความสำคัญต่อองค์กรในด้านการผลิตสารสนเทศทางการบัญชีที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ
และมีส่วนสำคัญในการเพิ่มคุณค่าให้กับองค์กร
รวมทั้งยังเป็นความรู้พื้นฐานที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพบัญชีด้วย
แต่อย่างไรก็ตาม
การนำสารสนเทศทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจนั้นควรระมัดระวังข้อจำกัดด้านต่างๆ
ทั้งในด้านคุณค่า ด้านปริมาณ และด้านวิธีการใช้
-
การพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชีให้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล
และมีความเหมาะสมกับองค์กรนั้นควรต้องคำนึงถือปัจจัยหลัก 3 ปัจจัย คือ (1)
กลยุทธ์ของบริษัท (2) วัฒนธรรมองค์กร และ (3)
เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยแนวทางในการพัฒนาระบบสารสนเทศโดยใช้ต้นแบบ
การใช้โปรแกรมสำเร็จรูป การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ และการว่าจ้างหน่วยงานภายนอก
-
เทคนิคและเอกสารที่ใช้ในการพัฒนาระบบ
เป็นเครื่องมือสำคัญในการเก็บรวมรวมข้อมูลและอธิบายขั้นตอนการทำงานในการประมวลผลข้อมูล
เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบ ผู้ใช้
และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีหลายประเภท ได้แก่ แผนภาพกระแสข้อมูล
พจนานุกรมข้อมูล ผังงานระบบ แผนภาพความสัมพันธ์ของเอนทิตี ผังโครงสร้าง
ตารางการตัดสินใจ และอื่นๆ
-
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี เป็นระบบสารสนเทศประเภทหนึ่งในองค์กรที่ทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับรายการค้าและกิจกรรมทางธุรกิจขององค์กรมาทำการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศในการตัดสินใจ
รวมถึงการจัดให้มีการควบคุมภายในอย่างเพียงพอเพื่อรักษาสินทรัพย์ของกิจการและความถูกต้องน่าเชื่อถือของสารสนเทศที่ได้จากระบบ
-
องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชีประกอบด้วยส่วนสำคัญ 4 ส่วน
ที่เกี่ยวข้องกัน
และทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุหน้าที่หลักของระบบสารสนเทศทางการบัญชี คือ 1)
ข้อมูลและสารสนเทศ 2)
กระบวนการทางธุรกิจ 3) เทคโนโลยีสารสนเทศ และ 4) บุคลากร
-
หน้าที่หลักที่สำคัญของระบบสารสนเทศทางการบัญชี มี 3 ประการ คือ 1) การเก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับรายการค้าหรือกิจกรรมทางธุรกิจ 2) นำข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาประมวลผลให้ได้สารสนเทศสำหรับการตัดสินใจ และ 3) จัดเตรียมให้มีการควบคุมภายในอย่างเพียงพอ
-
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นมีคุณค่าสำหรับการตัดสินใจ
เพราะสามารถที่จะสนับสนุนทุกขั้นตอนในแบบจำลองของกระบวนการตัดสินใจและกระบวนการแก้ปัญหา
ตั้งแต่การระบุปัญหา การเลือกวิธีการที่จะใช้ในการแก้ปัญหา
การเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับแบบจำลองการตัดสินใจ การแปลผลลัพธ์ที่ได้จากแบบจำลองการตัดสินใจ
การประเมินข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก และการเลือกปฏิบัติตามแนวทางในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
ตลอดจนช่วยจัดเตรียมข้อมูลย้อนหลับซึ่งเป็นผลจากการตัดสินใจนั้นด้วย อย่างไรก็ตาม
การที่ระบบสารสนเทศทางการบัญชีสามารถสนับสนุนการตัดสินใจได้ในระดับใดนั้นขึ้นอยู่กับ
1)
ระดับของโครงสร้างการตัดสินใจ และ 2) ขอบเขตของการตัดสินใจ
-
แม้ว่าสารสนเทศทางการบัญชีจะมีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจก็ตาม
แต่หากนำไปใช้โดยขาดความระมัดระวังแล้ว
ก็อาจส่งผลให้สารสนเทศทางการบัญชีที่ได้ไม่คุ้มค่า
หรือสารสนเทศทางการบัญชีที่ได้นั้นมีปริมาณที่มากเกินกว่าที่จะใช้ประโยชน์ได้
หรือสารสนเทศทางการบัญชีที่นำไปใช้นั้นทำให้เกิดการตัดสินใจและการดำเนินงานที่ผิดพลาด
ทำให้ผลที่ได้รับนั้นตรงกันข้ามกับวัตถุประสงค์หลักขององค์กรได้
ดังนั้นในการพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชีเพื่อให้ได้สารสนเทศทางการบัญชีที่มีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจจึงควรระมัดระวังข้อจำกัดของการนำสารสนเทศทางการบัญชีไปใช้ในการตัดสินใจ
3 ด้าน คือ
ด้านคุณค่า ด้านปริมาณ และด้านวิธีการใช้
-
จากแนวความคิดเรื่องห่วงโซ่คุณค่าจะทำให้เห็นว่าระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับการสร้างและนำเสนอข้อมูลไปยังลูกค้าโดยตรง
แต่จะเกี่ยวข้องทางอ้อมด้วยการทำหน้าที่ในการจัดเตรียมให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้องและทันต่อเวลา
เพื่อสนับสนุนกิจกรรมพื้นฐานต่างๆ
ให้ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล
-
สำหรับผู้ที่จบการศึกษาและประกอบวิชาชีพด้านการบัญชี
ไม่ว่าจะเป็นผู้สอบบัญชี หรือที่ปรึกษาทางด้านภาษีอากร
หรือที่ปรึกษาด้านการวางระบบสารสนเทศ หรือนักบัญชีในองค์กร
ต่างก็ต้องอาศัยพื้นฐานความรู้ที่ได้จากวิชาระบบสารสนเทศทางการบัญชี
นอกจากนี้การเรียนวิชาระบบสารสนเทศทางการบัญชียังมีส่วนช่วยเพิ่มศักยภาพให้กับนักบัญชีในการเข้าสู่งานบริการด้านสารสนเทศ
ทำให้ผู้บริหารสามารถใช้สารสนเทศในการตัดสินใจได้ดีขึ้น
และเป็นพื้นฐานสำคัญของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
-
ภายใต้สภาวการณ์การแข่งขันและการเปลี่ยนแปลที่รุนแรงในโลกปัจจุบัน
ทำให้ทุกองค์กรต่างก็เผชิญกับความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชี
เพื่อให้ได้รับสารสนเทศทางการบัญชีในรูปแบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
และมีความน่าเชื่อถือมาขึ้น
ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชีอย่างต่อเนื่อง
ตั้งแต่ปรับเปลี่ยนเล็กน้อยจนกระทั่งปรับเปลี่ยนอย่างมาก
-
ในการออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชีให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลรวมทั้งให้เหมาะสมกับองค์กรนั้น
ควรต้องคำนึงถึงปัจจัยหลักที่มีอิทธิพลต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี 3 ปัจจัย คือ (1) กลยุทธ์ของบริษัท (2) วัฒนธรรมองค์กร และ (3) เทคโนโลยีสารสนเทศ อย่างไรก็ตาม ก็ยังมีปัจจัยอื่นๆ
อีกที่มีอิทธิพลต่อระบบสารสนเทศทางการบัญชี แต่ก็ไม่สำคัญมากเท่ากับ 3 ปัจจัยหลักที่กล่าวถึงข้างต้น
-
ในการพัฒนาระบบสารสนเทศทางการบัญชีนั้นมีด้วยกันหลายวิธี
นอกจากวิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศแบบดั้งเดิมที่ใช้กันมานานแล้วยังมีการพัฒนาระบบสารสนเทศโดยใช้ต้นแบบ
การใช้โปรแกรมสำเร็จรูป การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ และการว่าจ้างหน่วยงานภายนอก
-
เทคนิคและเอกสารที่ใช้ในการพัฒนาระบบเป็นเทคนิคและเอกสารที่เขียนอธิบายขั้นตอนการทำงาในการประมวลผลข้อมูล
เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบ
ผู้ใช้และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เทคนิคและเอกสารที่ใช้มีหลายประเภท ได้แก่
แผนภาพกระแสข้อมูล พจนานุกรมข้อมูล ผังงานระบบ แผนภาพความสัมพันธ์ของเอนทิตี
ผังโครงสร้าง ตารางการตัดสินใจ แผนภาพยูสเคส และเทคนิคและเอกสารอื่น
-
แผนภาพกระแสข้อมูลเป็นแผนภาพที่แสดงการเคลื่อนไหวของข้อมูลจากกิจกรรมหนึ่งไปยังกิจกรรมหนึ่ง
โดยใช้สัญลักษณ์สี่เหลี่ยมผืนผ้าแสดงสิ่งที่เป็นจุดเริ่มต้นหรือปลายทางของข้อมูล
วงกลมแสดงกระบวยการหรือการประมวลข้อมูล เส้นขนานแสดงหน่วยเก็บข้อมูล
และลูกศรแสดงการเคลื่อนไหวของข้อมูล แผนภาพกระแสข้อมูลแบ่งเป็นระดับต่างๆ ได้แก่
ระดับสูงสุด แสดงการทำงานของระบบโดยรวม ระดับศูนย์ หรือ 0 แสดงรายละเอียดเพิ่มเติมจากระดับสูงสุดและระดับรองแสดงการเคลื่อนไหวของข้อมูลเพิ่มเติมจากระดับ
0 ในการประมวลข้อมูลแต่ละกระบวนการ
-
ผังงานระบบเป็นผังงานที่แสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลเข้า
การประมวลข้อมูล และข้อมูลออก หรือผลลัพธ์ในแต่ละขั้นตอนของระบบ
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานระบบอาจแบ่งได้เป็น 5 กลุ่ม
การสร้างผังงานระบบนั้นประกอบด้วย 5 ขั้นตอน
สำหรับผังทางเดินเอกสารเป็นแผนผังแสดงการเคลื่อนไหวของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานต่างๆ
ในระบบงานของกิจการ โดยในแนวตั้งแสดงหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ทั้งนี้เอกสารที่เคลื่อนไหวสัมพันธ์กับหน่วยงานใดก็จะอยู่ในแนวตั้งตรงกับหน่วยงานนั้น
-
แผนภาพความสัมพันธ์ของเอนทิตีเป็นแผนภาพที่ใช้วิเคราะห์ความสัมพันธ์ของสิ่งต่างๆ
ในระบบสารสนเทศเพื่อเป็นแนวทางในการจัดทำฐานข้อมูล
ชื่อสัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนแผนภาพความสัมพันธ์ของเอนทิตี ได้แก่ เอนทิตี ลักษณะความสัมพันธ์
และเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ดังกล่าว
-
ผังโครงสร้างเป็นผังแสดงความสัมพันธ์ของการปฏิบัติงานตามลำดับขั้น
ซึ่งบางโครงสร้างอาจมีหลายระดับเพื่อแสดงการทำงานของระบบตั้งแต่ภาพกว้างลงไปจนถึงรายละเอียด
สำหรับตารางการตัดสินใจ เป็นตารางที่แสดงถึงการทำงานของโปรแกรมโดยอธิบายความสัมพันธ์ของเงื่อนไขต่างๆ
ที่มีผลต่อกิจกรรมในแต่ละทางเลือก
รวมทั้งแสดงถึงกฎของการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องด้วยและสำหรับแผนภาพยูสเคสเป็นแผนภาพที่แสดงการวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้หรือผู้กระทำที่ประสงค์หรือต้องกระทำโดยมีองค์ประกอบสำคัญคือผู้กระทำและสิ่งที่ต้องกระทำ
การวิเคราะห์ดังกล่าวจะนำไปสู่การจัดทำโปรแกรมต่อไป
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น